Arşivler dijital ortama aktarılacak

Sivas Ticaret ve Sanayi Odası arşivlerini dijitale dönüştürmeye başladı.

STSO üye dosyaları ve arşivde bulunan belgeler bilgisayar ortamına alındı. 2 aylık süreçte yaklaşık 250 Bin dosya dijitale aktarıldı. Dijital Arşiv çalışmalarını yerinde inceleyen Sivas Ticaret ve Sanayi Odası (STSO) Başkanı Mustafa Eken, E-Dijital Arşiv uygulamasına geçildiğini belirterek, “Artık üyelerimize daha hızlı hizmet sunacağız” dedi.

250 Bin dosya dijital ortama aktarıldı

Sivas TSO Başkanı Mustafa Eken, tarama işlemlerinin devam ettiğini ifade ederek, “Tarama işlemlerimiz 2 buçuk, 3 aydır sürüyor ve 250 Bin dosya taranarak dijital ortama aktarıldı. 2015 -2020 yılları arasındaki dosyalarımızın taraması tamamlandı. Arşivimizde bulunan tüm belgeleri dijital ortama taşıyacağımız için birkaç ay daha çalışmalarımız devam edecek. Arşivimizi, tüm üyelerimizin belgelerini e-arşive aktarma işlemini tamamlayacağız ve sistemimize kaydetmiş olacağız. 2021 Ocak ayı itibariyle kurulan her şirketimizin günlük sicil memurlarımız tarafından e-arşive kayıtlarını yapıyor” şeklinde konuştu.

“Arşivlerimiz daha güvenli hale getirildi”

Dijital arşivin ekonomik ve zaman açısından tasarruf sağladığını dile getirerek şunları kaydetti; “Günümüzde dijitalleşmenin hızla arttığı bir dönemde bizlerde çağın gereksinimlerine uygun olarak arşivlerimizi dijital ortama taşıyoruz. Bu üyelerimize yönelik hem vakit anlamında hem de kağıt ve dosya anlamında tasarruf sağlamaya yönelik bir hizmetimiz. Üyelerimiz Odamıza geldiğinde daha hızlı şekilde işlemlerini halledecekler. Emek verenlere teşekkür ediyorum. Önceki yıllara ait bir dosya ile işlem yaptırmak istiyor ancak aşağı inip dosyanın bulunması işlemi tamamlaması 3-4 saat sürüyordu. 2021 yılı itibariyle üyelerimiz sistemden evrakını alıp gidecek. Mahkemelerden evrak istendiğinde de süreç aynı şekilde uzun sürüyordu. Şimdi hızlı bir şekilde yazışmaları yapıyoruz. Ayrıca arşiv odamız dolmuştu yeni bir yer açmamız gerekiyordu. Dijital ortama geçtiğimiz için bu alanı da boşaltıyoruz. Tabi önemli olan bir diğer hususta arşivde meydana gelebilecek bir yangın felaket durumunda elimizdeki tüm verileri kaybedebiliriz. Bu sistem sayesinde arşivlerimiz daha güvenli hale getirildi. Üyelerimiz her şeyin en iyisine layık. Söz verdiğimiz gibi üyelerimize en iyi ve kaliteli hizmeti sunabilmek için çalışıyoruz.”